Prozessdigitalisierung meistern: Der Schlüssel zu mehr Effizienz

Das Wichtigste in Kürze:

Prozessdigitalisierung wandelt manuelle Abläufe in automatisierte, digitale Prozesse um – für mehr Effizienz, weniger Fehler und geringere Kosten.
Echtzeitdaten & Automatisierung ermöglichen bessere Entscheidungen, schnellere Reaktionen und eine höhere Kundenzufriedenheit.
Wettbewerbsvorteil: Digitale Prozesse machen Unternehmen agiler, skalierbarer und zukunftsfähiger.
Technologien wie RPA, KI, CRM & Cloud sind zentrale Treiber der digitalen Transformation.
Praxisbeispiele von Siemens, Amazon und Deutsche Bank zeigen konkrete Effizienzgewinne durch Prozessdigitalisierung.

Prozessdigitalisierung: Der Schlüssel zur Effizienzsteigerung in Unternehmen

Prozessdigitalisierung ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation, der darauf abzielt, traditionelle analoge Prozesse in digitale Abläufe umzuwandeln. Dieser Prozess ist entscheidend, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhöhen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Prozessdigitalisierung bedeutet, welche Vorteile sie bietet, welche Herausforderungen zu meistern sind, und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Was ist Prozessdigitalisierung?

Prozessdigitalisierung bedeutet, dass manuelle oder analoge Geschäftsprozesse in digitale, automatisierte Abläufe umgewandelt werden. Dies geschieht durch den Einsatz von Softwarelösungen und Technologien, die die Arbeitsschritte optimieren und beschleunigen. Ziel ist es, statische Prozesse in dynamische und flexible Workflows zu verwandeln, die sich leicht anpassen lassen.

Die Prozessdigitalisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, indem sie manuelle Arbeitsschritte automatisieren und Informationen sowie Daten in digitaler Form bereitstellen. Besonders regelbasierte Aufgaben lassen sich vollständig automatisieren, sodass zusätzliche Ressourcen für gewinnbringende oder zukunftsrelevante Themen eingesetzt werden können.

Vorteile der Prozessdigitalisierung

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre operative Effizienz erheblich steigern. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler, was zu schnelleren und genaueren Abläufen führt. Beispielsweise können automatisierte Bestell- und Lieferprozesse in der Logistikabteilung die Bearbeitungszeit reduzieren und somit die Effizienz steigern.

Kostensenkung

Digitalisierte Prozesse benötigen weniger manuelle Eingriffe, was die Personalkosten senkt. Zudem werden Fehler reduziert, die sonst teure Korrekturen erfordern würden. Automatisierte Rechnungsprozesse in der Buchhaltung können beispielsweise die Bearbeitungszeit reduzieren und somit Personalkosten sparen.

Verbesserte Datenverfügbarkeit

Digitale Prozesse ermöglichen den Zugriff auf Daten in Echtzeit, was die Entscheidungsfindung verbessert. Unternehmen können so schneller auf Marktveränderungen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen. Automatisierte Reports können in Echtzeit erstellt werden und bieten somit eine bessere Entscheidungsgrundlage für das Management.

Höhere Kundenzufriedenheit

Durch schnellere und effizientere Prozesse können Unternehmen besser auf Kundenanfragen reagieren. Automatisierte Systeme wie Chatbots bieten rund um die Uhr Support, was die Kundenzufriedenheit erhöht. Zudem werden sogenannte „Digital Natives“ den Großteil der Kunden der Zukunft ausmachen. Diese Kundengruppe fordert digitale Produkte und sieht sie nicht nur als „nice to have“. Mithilfe der Prozessdigitalisierung können Prozesse an die neuen Ansprüche angepasst werden.

Verbesserte Datenanalyse, -sicherheit und -visualisierung

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen Daten schneller und effizienter analysieren und visualisieren. Automatisierte Workflows und Dashboards ermöglichen es, den Status von Projekten und Prozessen in Echtzeit zu verfolgen. Ein sicherer Informationsaustausch gewährleistet die Vertraulichkeit von Daten und Dokumenten, was Fehlerquellen, Betrugsfälle und Dokumentenverluste eliminiert und das Image sowie die Kundenzufriedenheit stärkt.

Bessere Compliance

Im Rahmen der Automatisierung, etwa durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA), kann die Compliance des Unternehmens gesteigert werden. Automatisierte Audit-Logs und Dokumentationen können erstellt werden, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten.

Höhere Innovationskraft

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen neue Ideen und Innovationen besser umsetzen. Automatisierte Entwicklungs- und Testprozesse in der IT-Abteilung ermöglichen es, die Time-to-Market für neue Produkte und Services zu verkürzen.

Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Durch die Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen die Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeitenden verbessern. Automatisierte Workflows und Tools erlauben es, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und somit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, sind in der Regel wettbewerbsfähiger als Unternehmen, die dies nicht tun. Sie können ihre Ressourcen effizienter nutzen, schneller auf Veränderungen reagieren und ihren Kunden einen besseren Service bieten.

Anwendungsbeispiele der Prozessdigitalisierung

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Digitale Lernplattformen und E-Learning-Module ermöglichen es neuen Mitarbeitern, bereits vor ihrem ersten Arbeitstag wichtige Schulungen zu absolvieren. Automatisierte Checklisten und digitale Willkommenspakete sorgen dafür, dass alle notwendigen Schritte effizient und konsistent durchgeführt werden, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Integration in das Unternehmen beschleunigt.

Verbesserung des Kundensupports

Digitale Technologien revolutionieren den Kundensupport. Chatbots und KI-basierte Assistenzsysteme ermöglichen es, Kundenanfragen rund um die Uhr schnell und effizient zu bearbeiten. Kundenportale und Self-Service-Plattformen bieten Kunden die Möglichkeit, Probleme selbstständig zu lösen und Informationen jederzeit abzurufen. Durch den Einsatz von CRM-Systemen (Customer Relationship Management) können Support-Mitarbeiter zudem auf eine umfassende Historie der Kundeninteraktionen zugreifen, um personalisierte und präzise Unterstützung zu bieten.

Optimierung von Beschaffungsprozessen

Ein digitalisierter Beschaffungsprozess sorgt für eine reibungslosere und transparentere Abwicklung von Bestellungen. Elektronische Beschaffungssysteme (E-Procurement) ermöglichen es, Angebote schnell zu vergleichen und Bestellungen automatisiert abzuwickeln. Lieferantenportale bieten Echtzeit-Einblicke in den Bestellstatus und die Verfügbarkeit von Produkten. Durch die Integration von Datenanalyse-Tools können Unternehmen Trends und Muster erkennen, um Beschaffungsstrategien zu optimieren und Kosten zu senken.

Effizientere Auftragsabwicklung

Digitale Lösungen verbessern die Auftragsabwicklung durch Automatisierung und Vernetzung der verschiedenen Prozessschritte. Von der Auftragserfassung über die Produktion bis hin zur Auslieferung können alle Schritte digital koordiniert und überwacht werden. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integrieren die verschiedenen Abteilungen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Das führt zu kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Fehlerquoten und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Automatisierte Arbeitsdokumentation und Reporting

Die Digitalisierung dieser beiden Bereiche vereinfacht das Erfassen und Analysieren von Daten erheblich. Automatisierte Systeme erfassen Arbeitszeiten, Produktionsdaten und andere relevante Informationen in Echtzeit. Dies ermöglicht eine präzise und zeitnahe Berichterstattung sowie eine fundierte Entscheidungsfindung. Dashboards und Analyse-Tools bieten übersichtliche Visualisierungen und helfen, Leistungskennzahlen (KPIs) zu überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Best Practices und Erfolgsfaktoren

Eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, um bestehende Abläufe effizient zu transformieren und die Vorteile der digitalen Technologien voll auszuschöpfen. Entscheidend sind dabei eine umfassende Analyse, die Einbindung aller Beteiligten und die kontinuierliche Anpassung an neue Anforderungen.

Schritte zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung

Prozessanalyse und -optimierung

Ist-Analyse: Erfassung und Dokumentation der aktuellen Prozesse. Hierbei ist es wichtig, alle bestehenden Prozesse zu kartieren und zu verstehen, wie sie derzeit funktionieren.
Schwachstellen identifizieren: Identifizierung ineffizienter oder redundanter Schritte. Dies kann durch Workshops oder Interviews mit den Mitarbeitern geschehen, die täglich mit diesen Prozessen arbeiten.
Soll-Zustand definieren: Klare Zielsetzung und Definition der Anforderungen für die Digitalisierung. Es ist wichtig, klare und messbare Ziele zu setzen, um den Erfolg der Digitalisierungsbemühungen zu bewerten.

Ziele und Strategie festlegen

Klare Zielsetzung: Definition messbarer Ziele (z.B. Kostensenkung, Zeitersparnis). Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein.
Strategie entwickeln: Entwicklung einer umfassenden Strategie, die alle relevanten Abteilungen einbezieht. Eine erfolgreiche Strategie sollte sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele berücksichtigen.

Mitarbeiter einbinden

Schulung und Weiterbildung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit neuen digitalen Tools. Regelmäßige Schulungen und Updates sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den neuesten Entwicklungen vertraut sind.
Change Management: Förderung einer Kultur des Wandels und Unterstützung der Mitarbeiter während der Umstellung. Change Management sollte die Bedenken der Mitarbeiter adressieren und sie in den Veränderungsprozess einbeziehen.

Auswahl der richtigen Technologien

Anforderungen definieren: Sicherstellung, dass die gewählten Technologien die definierten Anforderungen erfüllen. Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen und Technologien auszuwählen, die diese Bedürfnisse erfüllen.
Pilotprojekte: Start mit kleinen Pilotprojekten, um die Technologien zu testen und zu verfeinern. Pilotprojekte ermöglichen es, die Technologie in einer kontrollierten Umgebung zu testen, bevor sie im gesamten Unternehmen eingeführt wird.

Implementierung und Integration

Planung und Rollout: Erstellung eines detaillierten Implementierungsplans. Ein gut durchdachter Plan sollte alle Aspekte der Implementierung abdecken, einschließlich Zeitplan, Ressourcen und Risikomanagement.
Systemintegration: Absicherung, dass die neuen digitalen Prozesse nahtlos in bestehende Systeme integriert werden. Die Integration sollte so reibungslos wie möglich sein, um Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb zu minimieren.

Überwachung und Optimierung

Kontinuierliches Monitoring: Regelmäßige Überwachung der digitalisierten Prozesse. Kontinuierliches Monitoring hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Feedback einholen: Sammlung von Feedback durch die Nutzer und kontinuierliche Anpassung der Prozesse. Regelmäßiges Feedback ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die digitalisierten Prozesse den Anforderungen der Nutzer entsprechen.

Herausforderungen und Lösungen

Widerstand der Mitarbeiter

Um Widerstände zu überwinden, sind umfassende Schulungen und eine offene Kommunikation notwendig. Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und in den Prozess einbezogen werden. Es ist wichtig, die Bedenken der Mitarbeiter ernst zu nehmen und ihnen zu zeigen, wie die Digitalisierung ihre Arbeit erleichtern kann.

Technologische Komplexität

Die Wahl benutzerfreundlicher und gut integrierbarer Technologien ist entscheidend. Bewährte Lösungen sollten bevorzugt und zu komplexe Systeme vermieden werden. Es ist auch hilfreich, mit Technologieanbietern zusammenzuarbeiten, die Erfahrung in der Implementierung ähnlicher Lösungen haben.

Datenintegrität und -Sicherheit

Robuste Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien sind unerlässlich, um die Datenintegrität und -sicherheit zu gewährleisten. Unternehmen sollten in Sicherheitstechnologien investieren und regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

Budgetüberschreitungen

Die Erstellung eines realistischen Budgetplans und eine Überwachung der Kosten während des gesamten Projekts sind notwendig. Ein Puffer für unvorhergesehene Ausgaben muss in jedem Fall eingeplant werden. Es ist auch ratsam, regelmäßig den Fortschritt des Projekts zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Integration und Skalierbarkeit

Es ist wichtig, dass die gewählten Technologien gut mit bestehenden Systemen und Prozessen kompatibel sind und sich leicht an zukünftige Anforderungen anpassen lassen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Technologien skalierbar sind, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Praxisbeispiele und Fallstudien

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Siemens hat in seinen Fertigungsstätten die Digitalisierung umfassend umgesetzt, um Produktionsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Die digitale Fabrik in Amberg, Deutschland, dient als Vorzeigebeispiel für Industrie 4.0. Durch den Einsatz von IoT (Internet of Things), Automatisierung und Big Data-Analyse konnte Siemens die Produktivität signifikant steigern und die Fehlerquote minimieren. Vernetzte Maschinen und Systeme ermöglichen eine Echtzeitüberwachung und -steuerung der Produktionsprozesse. Die Implementierung von digitalen Zwillingen und Predictive Maintenance hat dazu beigetragen, Wartungszyklen zu optimieren und ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren..

Amazon – Automatisierung der Lagerverwaltung

Amazon hat in seinen Logistikzentren weltweit fortschrittliche Automatisierungstechnologien eingeführt, um die Effizienz der Lagerverwaltung und -verteilung zu maximieren. Hierfür verwendet Amazon in seinen Fulfillment-Centern eine Kombination aus Robotik, maschinellem Lernen und Datenanalytik. Kiva-Roboter übernehmen die Lagerplatzierung und den Transport von Waren innerhalb des Lagers. Dies hat zu einer deutlichen Reduzierung der Durchlaufzeiten und einer Optimierung des Lagerplatzes geführt. Durch die Implementierung von maschinellem Lernen kann Amazon den Bestand präzise vorhersagen und die Nachbestellung automatisieren. Dies hat die Liefergenauigkeit verbessert und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Deutsche Bank – Digitalisierung der Finanzprozesse

Die Deutsche Bank hat umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen umgesetzt, um ihre internen Finanzprozesse zu modernisieren und die Kundenerfahrung zu verbessern. Im Rahmen ihres „Digital Factory“-Programms hat die Deutsche Bank agile Methoden und Technologien wie Blockchain, KI (Künstliche Intelligenz) und Cloud-Computing eingeführt. Die Digitalisierung der Kreditvergabeprozesse hat zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten und einer Verbesserung der Kundenkommunikation geführt. Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) hat es der Bank ermöglicht, repetitive Aufgaben zu automatisieren und Fehler zu reduzieren. Durch die Nutzung von Big Data und analytischen Tools kann die Deutsche Bank nun Risiken besser einschätzen und maßgeschneiderte Finanzprodukte anbieten.

Tools & Technologien für die Prozessdigitalisierung

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist ein Tool zur Automatisierung von Aufgaben und Workflow-Management. Es ist benutzerfreundlich und bietet eine nahtlose Integration mit Microsoft 365. Es ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben über REST APIs, Webhooks und Custom Connectors.

UiPath

UiPath ist eine RPA-Lösung, die für die Geschäftsprozess-Automatisierung und KI-basierte Analysen eingesetzt wird. Es bietet Flexibilität und umfangreiche Automatisierungsbausteine und kann über eine umfangreiche Bibliothek von Konnektoren für ERP, CRM, ITSM und andere Systeme integriert werden.

ServiceNow

ServiceNow ist eine ITSM-Lösung, die für Incident Management, Change Management und Asset Management eingesetzt wird. Es ist cloud-basiert, ITIL-konform und bietet starke Integrationen mit ITSM-Tools, ERP-Systemen, CRM-Lösungen und anderen Unternehmensanwendungen.

Salesforce

Salesforce ist ein CRM-System, das für Vertriebsmanagement, Kundenservice und Marketing eingesetzt wird. Es bietet Anpassbarkeit, eine AppExchange-Plattform und KI-Einblicke und kann über REST APIs, SOAP APIs, Bulk APIs und Streaming APIs integriert werden

Grenzen der Prozessdigitalisierung

Trotz der vielen Vorteile hat die Prozessdigitalisierung auch ihre Grenzen. Menschliche Faktoren wie Entscheidungen aufgrund von Erfahrung und Intuition oder zwischenmenschliche Interaktionen können nicht vollständig durch digitale Systeme ersetzt werden. Einige Prozesse sind so komplex, dass sie sich nicht vollständig digitalisieren lassen, wie z.B. die Kreativität von Künstlern oder die Emotionen bei der persönlichen Betreuung von Patienten im Gesundheitswesen.

Technische Einschränkungen können die digitale Erfassung und Verarbeitung von Daten in bestimmten Bereichen erschweren. Zudem können Datenschutz- und Sicherheitsbedenken den Umfang der Prozessdigitalisierung einschränken, insbesondere bei sensiblen oder vertraulichen Daten. Kulturelle und rechtliche Unterschiede zwischen verschiedenen Ländern und Regionen können die Einführung von digitalen Prozessen beeinträchtigen, insbesondere in Bereichen wie Gesundheitswesen, Regulierung und Compliance.

Digitalisierungs-Quick-Check

Die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH haben in einem Forschungsprojekt (ProMiDigit) den sogenannten „Digitalisierungs-Quick-Check“ entwickelt. Dieses mehrstufige Modell ermöglicht es Unternehmen, in Eigenregie ein Fundament für ihre digitale Transformation zu schaffen.

Identifikation und Sammlung der Prozesse: Dokumentation aller Geschäftsprozesse des Unternehmens. Dies kann durch Brainstorming, Analyse des Organigramms oder das Sammeln von Formularen erfolgen.
Bewertung des Digitalisierungsgrades: Bestimmung aller aktuellen Prozesse hinsichtlich ihres Digitalisierungsgrades – von vollständig analog bis zu digital gesteuert.
Kosten-Nutzen-Analyse: Vergleich des Nutzens der Digitalisierung (z.B. Häufigkeit, Einsparpotenzial, organisatorischer Druck) mit den Kosten (z.B. finanzielle Aufwendungen, Schulungen).
Priorisierung der Prozesse: Nutzung einer Kosten-Nutzen-Analyse, um zu entscheiden, welche Prozesse zuerst digitalisiert werden sollten.
Umsetzung der Prozessdigitalisierung: Start mit der Digitalisierung der priorisierten Prozesse und regelmäßige Aktualisierung des Quick-Checks, um den Fortschritt zu verfolgen.

Zukunft der Prozessdigitalisierung

Die Zukunft der Prozessdigitalisierung wird durch fortschrittliche Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) geprägt werden. KI und ML ermöglichen effizientere Entscheidungsprozesse, indem sie aus historischen Daten lernen und Vorhersagen treffen. Vernetzte Geräte und Sensoren im Internet der Dinge (IoT) sammeln kontinuierlich Daten, die in Echtzeit analysiert werden können, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Cloud-Technologien bieten die notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um digitale Prozesse effizient zu verwalten. Robotic Process Automation (RPA) in Kombination mit KI führt zur intelligenten Automatisierung, die komplexe Aufgaben übernimmt und sich an veränderte Bedingungen anpasst, wodurch Produktivität und Effizienz gesteigert werden.

Fazit

Die Digitalisierung hat nicht nur einzelne Branchen verändert, sondern die gesamte Wirtschaft. Unternehmen, die konkurrenzfähig bleiben möchten, müssen diese Entwicklung mitmachen und ihre Prozesse an aktuelle Gegebenheiten anpassen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom digitalen Strukturwandel. Die möglichen Transformationen sorgen für eine Optimierung der Prozesse, vereinfachen die Kommunikation und erschließen neue Kundengruppen. Prozessdigitalisierung bietet für jedes Unternehmen einen Mehrwert und ist ein wesentlicher Schritt, um in einer zunehmend digitalen Welt erfolgreich zu sein.

Die erfolgreiche Umsetzung der Prozessdigitalisierung erfordert eine strategische und gut durchdachte Herangehensweise. Es ist wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen, sie zu schulen und ihnen die Vorteile der Digitalisierung zu vermitteln. Mit der richtigen Technologie und einer klaren Strategie können Unternehmen die Vorteile der Prozessdigitalisierung voll ausschöpfen und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.